Послуги архівної обробки документів чи створення електронного архіву – що вибрати?

Наразі існує спеціалізованих компаній, що надають послуги з архівної обробки документації та комплексних робіт у сфері архівного діловодства. Вони пропонують вирішення спектра завдань, спрямованих на організацію та управління архівними базами різних підприємств та організацій – від приватних до державних. Серед найбільш затребуваних завдань можна виділити: архівування, позаофісне зберігання документів, конфіденційне зберігання документів, утилізація.

Нижче наведено перелік усіх архівних робіт з документами:

  • Інспектування та обстеження архівного фонду організації
  • Визначення термінів зберігання документів організації
  • Виведення та конфіденційна ліквідація документів
  • Поза офісним зберіганням документів
  • Передача документів та справ на зберігання
  • Формування та адаптація інструкцій з архівного зберігання документів
  • Формування єдиної системи документообігу для підприємства
  • Створення електронної версії шляхом сканування документів

Найбільш ефективною формою надання архівних послуг є на сьогоднішній день створення електронних архівів. Багатофункціональність та зручність електронного архіву, як інформаційної системи, дуже висока.

Це миттєвий доступ до будь-якого документа бази, запрограмоване своєчасне знищення документів, високий ступінь надійності у поєднанні з повною інтеграцією процесу документообігу. Система дозволяє повністю замінити величезний площею архівний відділ підприємства. Електронний архів є компактною серверною стійкою, яку рекомендується встановлювати в захищене приміщення. З його використанням зникає складність у контролі за ліквідацією документів, які втратили цінність, а також зменшується ймовірність втрати документів. Коротко кажучи, електронний архів документів – це найсучасніший спосіб оптимізації архівного діловодства та зберігання документів.

Дослідження, проведені компанією IBA у рамках впровадження електронного архіву на різних підприємствах, дозволили отримати корисний та різнобічний досвід для розробки масштабних програмних рішень, а також виділити низку позитивних та негативних властивостей електронного архіву.

До позитивних властивостей можна віднести:

  • Ефективність
  • Надійність
  • Безпека

До негативних властивостей можна віднести:

  • Вузькість мислення замовника та небажання надходити на підставі рекомендацій розробників системи
  • Розрізнена реалізація системи у різних відділеннях підприємства, що призводить до зростання обсягу витрат на управління та збільшення складності пошуку інформації

Тільки чітке планування та комплексне впровадження системи електронного архіву документів у всіх відділах підприємства дозволяє отримати якісні очікувані результати. Підключення до проекту різних учасників із функціональних груп підприємства дає можливість фахівцям із впровадження оптимально збалансувати та налаштувати електронний архів документів під потреби кожного співробітника та полегшує реалізацію проекту.

Give a Comment