Услуги архивной обработки документов или создание электронного архива – что выбрать?

Сейчас существует специализированных компаний, предоставляющих услуги по архивной обработке документации и комплексных работ в сфере архивного делопроизводства. Они предлагают решение спектра задач, которые направлены на организацию и управление архивными базами различных предприятий и организаций – от частных до государственных. Среди наиболее востребованных задач можно выделить: архивирование, внеофисное хранение документов, конфиденциальное хранение документов, утилизация.

Ниже представлен перечень всех архивных работ с документами:

Инспектирование и обследование архивного фонда организации
Определение сроков хранения документов организации
Выведение и конфиденциальная ликвидация документов
Вне офисное хранение документов
Передача документов и дел на хранение
Формирование и адаптация инструкций по архивному хранению документов
Формирование единой системы документооборота на предприятии
Создание электронной версии путем сканирования документов

Наиболее эффективной формой оказания архивных услуг является на сегодняшний день создание электронных архивов. Многофункциональность и удобство электронного архива, как информационной системы, очень высоко.
Это мгновенный доступ к любому документу базы, запрограммированное своевременное уничтожение документов, высокая степень надежности в сочетании с полной интеграцией процесса документооборота. Система позволяет полностью заменить огромный по площади архивный отдел предприятия. Электронный архив представляет собой компактную серверную стойку, которую рекомендуется устанавливать в защищенное помещение. С его использованием исчезает сложность в контроле за ликвидацией документов, утративших ценность, а также уменьшается вероятность потери документов. Коротко говоря, электронный архив документов – это наиболее современный способ по оптимизации архивного делопроизводства и хранению документов.

Исследования, проводимые компанией IBA в рамках внедрения электронного архива на различных предприятиях, позволили получить полезный и разносторонний опыт для разработки масштабных программных решений, а также выделить ряд положительных и отрицательных свойств электронного архива.

К положительным свойствам можно отнести:

Эффективность
Надежность
Безопасность

К отрицательным свойствам можно отнести:

Узость мышления заказчика и нежелание поступать на основании рекомендаций разработчиков системы
Разрозненная реализация системы в различных отделениях предприятия, приводящая к возрастанию объема затрат на управление и увеличению сложности поиска информации

Только четкое планирование и комплексное внедрение системы электронного архива документов во всех отделах предприятия позволяет получить качественные ожидаемые результаты. Подключение к проекту разных участников из функциональных групп предприятия дает возможность специалистам по внедрению оптимально сбалансировать и настроить электронный архив документов под нужды каждого сотрудника и облегчает реализацию проекта.