Лучшие предложения

Специальное предложение «Легкий кредит» от «Укрсоцбанк». Вы хотите взять кредит на покупку жилья, но опасаетесь, что он станет тяжким финансовым бременем для Вас?

Финансы и кредит

Экстренную помощь в виде необходимой суммы наличных отныне можно получить в Приватбанке. Причем - в течение 15 минут и с минимальным пакетом документов.

Новости пресс-служб

В Интернет-киосках ПриватБанка можно в считанные минуты открыть себе депозитный счет. Теперь полностью отпадает необходимость стоять в очереди в кассу.

Услуги архивной обработки документов или создание электронного архива – что выбрать?

Сейчас существует специализированных компаний, предоставляющих услуги по архивной обработке документации и комплексных работ в сфере архивного делопроизводства. Они предлагают решение спектра задач, которые направлены на организацию и управление архивными базами различных предприятий и организаций – от частных до государственных. Среди наиболее востребованных задач можно выделить: архивирование, внеофисное хранение документов, конфиденциальное хранение документов, утилизация.

Ниже представлен перечень всех архивных работ с документами:

  • Инспектирование и обследование архивного фонда организации
  • Определение сроков хранения документов организации
  • Выведение и конфиденциальная ликвидация документов
  • Вне офисное хранение документов
  • Передача документов и дел на хранение
  • Формирование и адаптация инструкций по архивному хранению документов
  • Формирование единой системы документооборота на предприятии
  • Создание электронной версии путем сканирования документов

Наиболее эффективной формой оказания архивных услуг является на сегодняшний день создание электронных архивов. Многофункциональность и удобство электронного архива, как информационной системы, очень высоко.
Это мгновенный доступ к любому документу базы, запрограммированное своевременное уничтожение документов, высокая степень надежности в сочетании с полной интеграцией процесса документооборота. Система позволяет полностью заменить огромный по площади архивный отдел предприятия. Электронный архив представляет собой компактную серверную стойку, которую рекомендуется устанавливать в защищенное помещение. С его использованием исчезает сложность в контроле за ликвидацией документов, утративших ценность, а также уменьшается вероятность потери документов. Коротко говоря, электронный архив документов – это наиболее современный способ по оптимизации архивного делопроизводства и хранению документов.

Исследования, проводимые компанией IBA в рамках внедрения электронного архива на различных предприятиях, позволили получить полезный и разносторонний опыт для разработки масштабных программных решений, а также выделить ряд положительных и отрицательных свойств электронного архива.

К положительным свойствам можно отнести:

  • Эффективность
  • Надежность
  • Безопасность

К отрицательным свойствам можно отнести:

  • Узость мышления заказчика и нежелание поступать на основании рекомендаций разработчиков системы
  • Разрозненная реализация системы в различных отделениях предприятия, приводящая к возрастанию объема затрат на управление и увеличению сложности поиска информации

Только четкое планирование и комплексное внедрение системы электронного архива документов во всех отделах предприятия позволяет получить качественные ожидаемые результаты. Подключение к проекту разных участников из функциональных групп предприятия дает возможность специалистам по внедрению оптимально сбалансировать и настроить электронный архив документов под нужды каждого сотрудника и облегчает реализацию проекта.